Antes de poder conocer los requisitos para poner una farmacia se tiene que tomar en cuenta las ventajas financieras que eso logra, así como el hecho de ser una rama con bastante competencia. En este artículo encontraras los requisitos para que puedas abrir tu negocio eficientemente.
Poner una farmacia en México, en cualquiera de sus estados y ciudades significa activar un lugar donde aquellos enfermos y afligidos pueden hallar un medicamento que les ayudara con el tratamiento de sus dolencias.
Indice De Contenidos
Gestiones para abrir una farmacia
Para dar apertura a una farmacia en México, se debe seguir una serie de procedimientos, entregar una variedad de documentos y requisitos genéricos.
Una de las primeras cosas que se debe hacer es un estudio del mercado para comprobar si es necesario abrir una nueva farmacia o comprar una ya existente.
¿Aperturar farmacia nueva o constituida?
Iniciar una farmacia independiente tiene sus retos, asimismo el adquirir una en existencia, el comprador deberá evaluar las ventajas y desventajas económicas, estructurales o del lugar, que tienen ambas opciones.
Si se desea comprar una farmacia constituida, se deberá tener en cuenta que dicha farmacia tiene clientes regulares, personal con experiencia y un reconocimiento, es decir, la gente lo verá solo como la instalación de una nueva administración si se mantienen los empleados y la localidad. (Ver sanitas Colombia)
Por su parte, conservar el personal permite ahorrar tiempo en buscar empleados, pero se deja a la percepción de cada dueño. También es importante conocer que comprar una farmacia constituida representa un costo mayor, por lo que se debe verificar opciones de crédito y préstamos, mientras la farmacia se estabiliza.
Si se trata de construir desde cero una farmacia, resulta ser una opción más económica, pero el reto consiste en comenzar a establecer estrategias para atraer clientes y hacer el punto de reconocimiento como local de salud.
Si se toma en cuenta las estrategias para ganar clientes, se deberá aplicar la publicidad a la nueva farmacia y apertura, antes del inicio. Emplear radio y folletos, pueden ser una opción útil. Mantener una ganancia constante y consistente, es lo que mantendrá en el tiempo la durabilidad del establecimiento.
Estudio de la comunidad
Para estudiar la comunidad a la que se quiere beneficiar con la farmacia, se debe de asistir a charlas, asambleas y fomentar una interacción con los pobladores para conocer sus inquietudes, darles soporte a sus dudas y conocer qué tipo de servicios les sería más convenientes de acuerdo a sus necesidades.
Igualmente, crear un plan de servicios y atenciones de acuerdo a las sugerencias de los pobladores, así como esperar a la evaluación de la comunidad, puede generar un enlace positivo entre el negocio-comunidad.
Recobrar información de edades, repeticiones y enfermedades más frecuentes de una población de acuerdo a su clima, si hay aguas estancadas, vegetación, animales, entre otras, puede dar indicios de las necesidades y atenciones que requieren.
Si se conoce que los niños es una población mayoritaria, o los adultos mayores, se pueden suministrar información importante sobre jornadas de vacunación, ayudas sociales o charlas sobre ciertos temas de interés público.
Por ejemplo, si las farmacias de la zona, no cuentan con personal que tome la azúcar en sangre y se puede ofrecer ese servicio a los interesados a bajos precios. Esto puede lograr atraer a cierto sector de personas que lo a meriten. Así como se puede indagar sobre el estatus económico y de acuerdo a ello, ofrecer planes y rebajas.
Si hubo una farmacia antes y cerro, se deben conocer las razones de esto, para comprobar si es válido aperturar allí o no, así como evitar de no caer en las mismas situaciones incomodas o que fueron consecuentes del cierre de las mismas.
Ubicación de la farmacia
Si el dueño de la farmacia, desea construir desde cero o adquirir una constituida, deberá verificar ciertos puntos referentes a la ubicación.
Esto también influye en el progreso de la farmacia, si se toma en cuenta el número de personas que transitan, la seguridad del lugar, la accesibilidad y competencias. Para desarrollar cada uno de estas características se tiene:
Visibilidad
La visibilidad nos permite darle una publicidad gratuita y constante al negocio de la farmacia, debido a que, si se encuentra ubicada en una buena zona de tránsito y visible, se dará a conocer de forma más deprisa. Asimismo, se recomienda locales visibles.
Otras farmacias cercanas
Evaluar la disponibilidad y cercanía de otras farmacias, puede ser un obstáculo para iniciar una nueva. Tomar en cuenta las farmacias operativas puede ayudar a conocer si un determinando lugar es rentable o no.
Accesibilidad
Para conocer si una farmacia tiene accesibilidad se debería de contar con espacios amplios y estacionamiento, así como accesorios para que los adultos mayores y discapacitados tengan acceso a ella sin ningún inconveniente, evitando muros y escaleras.
Asesorarse antes
Tener asesorías con farmacéuticos y dueños de otras farmacias, permite consultar dudas y aprender de su experiencia en el área. Así se va gestando información importante sobre el establecimiento, legislaciones y maneras de hacer buena publicidad.
Puede darse que los dueños de otras farmacias cercanas no quieran compartir información por el tema de la competencia, pero asistir a eventos y organizaciones garantiza una buena guianza de la mano de profesionales del tema.
Competitividad
Las farmacias independientes pueden tener una desventaja con respecto a una cadena de farmacias, debido a la calidad de productos y servicios, sobre todo si está cerca de donde el solicitante desea incorporar la farmacia.
Por lo que se debe ofrecer un sistema de calidad igual o mejor que la farmacia de competencia. Asimismo, garantizar un nivel de experiencia optimo puede marcar la diferencia.
Formalidades para las farmacias
Entre las formalidades que hay que tomar en consideración para el establecimiento de una nueva farmacia, se tienen:
Evaluación: estructura e instalación
Entre las evaluaciones pertinentes al establecimiento se debe tomar en cuenta: accesibilidad y visibilidad, tal como se ha mencionado con anterioridad. Asimismo, conocer cuál es la estructura, materiales y espacios disponibles y no disponible.
Se espera que el local contenga de espacio al menos 100 metros cuadrados, disponibles y útil para el almacén, los baños y oficinas. Si se tienen otras farmacias cercas, deben estar ubicadas a más de 250 metros según la legislación mexicana.
Título profesional en farmacia
El dueño deberá poseer algún título relacionado con farmacia, y en el caso que no sea así, deberá contratar a un profesional del área, específicamente un licenciado en farmacia que permanezca en las instalaciones.
Solicitud de licencia sanitaria
La licencia sanitaria es un certificado que toda farmacia debe poseer, le da la autorización al establecimiento para que pueda vender y adquirir medicamentos. Se debe tramitar en la Comisión Estatal para la Protección con Riesgos Sanitarios para poder dar apertura e inicio a una farmacia.
La vigencia de la licencia sanitaria es indefinida y solo deberá re-validarse cuando se requiera de inspección. Para la re-validacion se deben entregar los documentos que fueron solicitados al comienzo. Entre los requerimientos que se necesitan para su solicitud:
- Constancia de pago de aranceles correspondientes a la licencia.
- Documento que certifique el nombre comercial y dueño del mismo (notaria).
- Documento de identidad del dueño.
- Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Formatos de permisos e inspecciones correctamente identificados.
Permiso: aviso de funcionamiento
Es el primer permiso que se debe solicitar para iniciar las actividades de la farmacia ante la localidad sanitaria es este caso ante la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (COFEPRIS) es el aviso de funcionamiento. Tiene una vigencia indefinida y lo usan aquellas farmacias que no comercializan con mercancías biológicas o productos psicotrópicos. Entre los requisitos para su solicitud están:
- Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Documento de identidad del dueño.
- Solicitud de aviso de apertura de local.
- Poder autorizado por notaria (en caso de que los trámites lo realicen un tercero).
Una vez que el interesado, entrega los requisitos, la entrega es de manera inmediata. En caso que se quiera cambiar dirección de la farmacia o cambio de dueño, se deberá solicitar de nuevo este permiso.
Otros documentos de interés
Una vez que se hallan conciliado el permiso de aviso de funcionamiento y la licencia sanitaria, se procederá a recolectar otros documentos, como los son:
- Permisos de publicidad y anuncio.
- Registro de patente de industria.
- Licencia de uso del suelo.
- Inscripción en Régimen de Pequeños Contribuyentes.
- Inscripción en Hacienda y Crédito Público.
Los interesados que desee vender productos de tocador, belleza e higiene personal, deberán notificar al Ente para que los trámites y procedimientos que necesiten puedan irse gestando con anticipación. (Ver solicitud de certificado médico en México)
Financiamiento de la farmacia
Este punto comprende todo lo relacionado con la adquisición de capital para dar inicio a la remodelación, cambios, compra de local, alquiler o aseguramiento del mismo.
Para ello se debe concebir un plan de negocios, solicitar préstamos o atraer inversionista, contratar un contador, así como plantear el aseguramiento de la farmacia. Estos aspectos se detallan a continuación:
Contratación de contador o consejero financiero
Contratar a un contador o consejero financiero es fundamental para administrar las finanzas debido a los grandes capitales que se están manejando, asimismo el profesional pueda brindar ayuda en cuando a impuestos y balances de cuentas. Para hallar un contador de confianza se debe:
- Asesorarse en la Cámara de Comercio cuando haya eventos y participen contadores fiables.
- Deben tener experiencia en negocios pequeños o del área de salud.
- Solicitar referencias personales de trabajos anteriores.
Plan de negocios
Una vez que se halla contratado al consejero financiero el próximo paso es idear un plan de negocios que permita mantener a flote la inversión, debe ser sustentable, confiable, seguro, que permita que otros inversionistas y el banco puedan inyectar capital.
Este plan de negocios debe ser desarrollado junto con el consejero financiero lo que permitirá establecer cuanto capital se necesita para aperturar una farmacia y mantenerse hasta que se generen las ganancias. Para ello se debe tener en cuenta:
- Análisis de rentabilidad y costos en el tiempo. Esto debe incluir todos los aspectos importantes del negocio como gastos legales, de alquiler o renovación, publicitarios, de intereses y adicionales.
- Estimación diaria del costo para funcionamiento frecuente. Lo que permitirá sustentarse hasta comenzar a adquirir ganancias.
- El dueño debe entregar un balance del dinero que han invertido en el negocio con el fin de brindar confianza a otros inversionistas.
- Describir detalladamente los servicios y atenciones que incluirán en su catálogo.
Inversionistas interesados
Para buscar inversionistas interesados en brindar soporte en la apertura y operación de la farmacia, se debe hablar con familiares, amigos o compañeros de negocio, exponer el plan de negocios y las cifras a favor y en contra para demostrar la rentabilidad de la inversión.
De ello surge lo que se llama “acuerdo de inversionista”. Este acuerdo debe incluir las cláusulas del préstamo, esto para que sea legal debe quedar establecido en un contrato y ante la Notaria Municipal.
Solicitud de préstamo bancario
Tener apoyo de otros inversionistas más la exposición de un plan de negocios rentable y bien estructurado, permitirá que el banco cubra algunos gastos de la farmacia durante meses o años, según sea el acuerdo o consideraciones pertinentes.
Asimismo, el banco solicitara análisis de balances, estimaciones de rentabilidad, además del plan de negocios, con el fin de asegurar la legitimidad de las cuentas y veracidad. (Ver cómo abrir cuenta en banco Santander)
Aseguramiento de la farmacia
Para asegurarse de posibles pérdidas que se puedan presentar a través de incendios, robos, inundaciones, desastres naturales, la farmacia deberá tener su plan de aseguramiento y de esta manera proteger su inversión y activos.
Para comprobar cuál es el tipo de seguro idóneo que requiere la farmacia, se debe hacer equipo entre el contador y un agente de seguros para identificar el paquete más competente. También se puede incluir la asesoría de un abogado.
Contratar personal para la farmacia
Cuando se desea contratar personal competente para una farmacia como cajeros, farmacéuticos, técnicos en farmacia, administradores y personal de seguridad, se deberá redactar un manual de empleados.
Este manual de empleados sirve como guía para ejecutar procedimientos y medidas que deberán seguir los empleados de la farmacia en el caso que a merite como por ejemplo “atender a un cliente”. También el manual puede funcionar como capacitación a los nuevos ingresos, puede contener las medidas de seguridad y políticas de la farmacia.
Dar el cumplimiento o no a dicho manual podrá acarrear sanciones o despidos por parte del patrono. Es importante que el dueño investigue los antecedentes, experiencias y calificaciones de cada uno de sus empleados a través de soportes, recomendaciones y entrevistas personales.
Debido a que las acciones de un empleado pueden traer buena o mala reputación sobre la farmacia. Entre el personal que se debe contratar se tiene:
Farmacéutico y técnicos
El personal licenciado en farmacia o farmacéutico es indispensable y que este permanezca en el establecimiento según las formalidades de la farmacia, que cumpla funciones de atención a clientes y orientación de medicamentos. Aunque por lo general el dueño de farmacias es un farmacéutico, hay casos que no es así.
Para los casos que no lo sea, o que el dueño permanezca fuera por razones de administración de negocio, diligencias o enfermedad, deberá contratar al menos a un personal relevo. Asimismo, la farmacia deberá contar con técnicos en farmacia que permitan llevar un inventario de los inmuebles y mercancías, realicen llamadas y redacten recetas.
Estos técnicos son por lo general estudiantes que están familiarizados con medicamentos y administraciones básicas. En un local pequeño y básico, se requieren dos personas, en caso de ser más grande, se deberá contratar más técnicos.
Cajeros y surtidores de estantes
Contar con al menos dos cajeros permite evitar filas de personas, mayor rapidez y atención. Algunas farmacias dividen el espacio en secciones, lo que permite que los surtidores de estantes mantengan los estantes limpios y surtidos.
Administrador de confianza
El administrador es el personal que tramita seguros, contabilidad, facturas y tareas de oficina, debe ser una persona de confianza que puede ejercer ciertas funciones cuando el dueño no puede o cuando el establecimiento sea lo suficientemente grande.
Seguridad
En cuanto a seguridad, se puede contar con cámaras, rejas, alarmas, cajas fuertes y personal que eviten actos delictivos. El personal puede trabajar por turnos, según los horarios que trabaje la farmacia. Se puede hacer uso de contratación de una agencia de personal de seguridad de buena reputación que rote a los empleados.
Publicidad de la farmacia
Dar publicidad a la farmacia es una forma de atraer clientes para la apertura y operatividad de la misma. Para ello se pueden emplear entrega de folletos, publicación de carteles en periódicos locales, se puede hacer anuncios en la radio local o a través de megáfonos, así como emplear las redes sociales y marketing.
Debido a la inversión de capital que a merita y para tener éxito en ello, se puede contratar a un publicista, diseñador gráfico o un comunity manager. El objetivo que se desea es resaltar los beneficios, accesibilidad, servicios, atenciones o comodidades que ofrece la farmacia según sea el caso, a través de buena publicidad.
Disposiciones finales
Entre las disposiciones finales para dar apertura de la farmacia, se tiene la obtención de equipos, organización de espacios y una pre-inaguracion.
Obtención de equipos
Entre la lista de equipos que a primera instancia se debe poseer para apertura al público, se cuenta con:
- Computadoras, laptops o tabletas.
- Internet o sistema WIFI.
- Caja registradora.
- Estantes y anaqueles.
- Medicamentos y accesorios como balanzas, oxímetros, tensiómetros, glucómetros y demás.
- Líneas telefónicas y teléfonos.
- Opcional: posabrazos para discapacitados y sillas para espera.
Organización y distribución de espacios
Una distribución de los espacios y secciones internas de la farmacia permite que parezca atractivo adquirir algún producto en el lugar. Asimismo, para elegir la mejor forma de organización, se recomienda:
- Caja registradora cercana a la entrada principal.
- Pasillos amplios para movilidad de personas con discapacidad.
- Cuarto o zona privada para realizar servicios adicionales como mediciones de azúcar en sangre o consultas con los técnicos en farmacia.
- Identificar los pasillos y productos permite ubicarlos rápidamente.
- Tener un área o zona detrás de mostradores donde este ubicada la mercancía.
Pre-inaguracion e inauguración.
En la pre-inaguracion lo que se hace es abrir un día la farmacia, antes de la inauguración para corregir algunos errores o debilidades que se pueden suscitar una vez esté abierta la farmacia. Se puede presentar que, debido a la cantidad de clientes, los dueños y empleados les cueste atender o que se den problemas de comunicación, entre otros.
Es por ello que a modo de práctica se realiza la pre-inaguracion. Esto puede darse uno o dos meses antes de la apertura definitiva. A través de esto, también se puede invitar a los clientes al día de inauguración, a algún personal influente como el alcalde o gobernador. La idea es hacer del día de inauguración un evento grande, llamativo y que se dé qué a conocer por toda la comunidad.
Una vez se haya cumplido con lo anterior, ya están todas las disposiciones listas para esperar al día de inauguración y que la farmacia opere con normalidad. Los primeros meses pueden ser duros, en cuanto al proceso de adaptación y el ajuste de costo, pero con las debidas asesorías la farmacia puede resultar un negocio rentable y lucrativo.
Farmacia veterinaria
No todos los medicamentos para humanos funcionan en animales ni todos los farmacéuticos tienen conocimientos veterinarios. Por lo que implementar una farmacia veterinaria que permita asesoría y encontrar los medicamentos y accesorios adecuados para un animal, es una opción viable y útil.
Las farmacias veterinarias como las farmacias generales en México, están regulados por un sistema de leyes y procedimientos que avalan la autoridad de la constitución mexicana. Por lo cual deben contar con personal adecuado, así como el cumplimiento de permisos y documentación.
Un veterinario puede brindar asesoría en cuanto a la toxicidad, dosis y componentes de un medicamento de modo que estos sean administrados para el beneficio del animal.
Requisitos para poner una farmacia veterinaria
Entre los requisitos y documentación que la ley mexicana exige para la apertura de una farmacia veterinaria son:
- Contratar a un farmacéutico.
- Asesoría de un médico veterinario.
- Tramitar distintas permisologias sanitarias.
- Contratar personal técnico, cajeros, de estantería y seguridad competente.
- Contactar a distintos laboratorios proveedores para tener a mano presupuestos e información sobre medicamentos y presentaciones.
- Contar con un local según las reglamentaciones mexicanas, así como evaluar accesibilidad, visibilidad y competitividad.
- Asistir a eventos u organizaciones que reúnan a profesionales del área para debatir incertidumbres, dudas y soluciones.
- La capital de inversión es alta.
Como hemos visto, muchos de los procedimientos para instaurar una farmacia veterinaria son similares a los puntos antes expuestos.
Capital de inversión costosa
Establecer o remodelar una farmacia veterinaria requiere altas sumas de capital si se toman en cuenta los materiales y objetos, el personal a contratar, las asesorías, la publicidad, permisologia y demás documentos inherentes.
Tal como se narró con anterioridad, buscar inversionistas o apoyo del sector bancario al principio del negocio puede ser una herramienta que mantenga a la farmacia veterinaria a flote, sin embargo, una mala administración o despilfarro de dinero, puede llevar cualquier negocio exitoso a la bancarrota.
Contratar una agencia para contratar personal, contar con un administrador y/o contador es útil para realizar los balances de costos adecuados, así como quien realice la publicidad para atraer clientes. Entre los materiales y objetos que se requieren están:
- Máquinas registradoras.
- Computadoras, laptops, tabletas.
- Internet y sistema de redes internas.
- Materiales de laboratorio.
- Medicamentos veterinarios y accesorios para mascotas.
- Materia prima para realizar fórmulas artesanales.
- Rotación de medicamentos con regularidad (tener un stop surtido).
Contratar y capacitar a personal
El personal que se debe contratar debe tener conocimiento en farmacia, por lo general son estudiante de farmacia o medicina veterinaria. Sea cual fuere el caso, se requiere de un licenciado en farmacia, un veterinario y técnicos agrícolas o del área, que puedan manejar la atención al público y llevar inventario.
Para tener sensibilidad por animales y humanos, se debe invertir en la capacitación de habilidades y aptitudes óptimas en el personal requiere tiempo, paciencia y dinero. Por lo cual te recomendamos que busques personal con experiencia en el área y desarrolles un manual de empleado bien estructurado que pueda respaldar su formación.
Asesoría para establecer una farmacia
Establecer una farmacia requiere tiempo, esfuerzo y costos. Por lo cual algunos dueños optan por buscar una asesoría de consultores o grupos con experiencia en el campo de salud.
Para ello se deberán tomar una serie de aspectos. Un buen asesor cobrará los honorarios en consonancia con la calidad de lo que ofrece, asimismo deberá contar con una formación profesional en el área de administración de empresas, ciencias del trabajo o derecho.
El asesor deberá de manejarse en comunicaciones de medios telemáticos, debido a que en la actualidad todo se maneja por medio de servidores e internet. Esto permitiría la comunicación con proveedores, bancos e inversionista minimizando tiempo.
Verificar que el consultor tenga seguro de responsabilidad civil, puede evitar que las sanciones provenientes de un mal procedimiento por parte del asesor no recaigan sanciones sobre el dueño de la farmacia sino que la asesoría cubrirá la multa.
Consejos y recomendaciones
Finalmente, algunos de los consejos y recomendaciones que se tienen es asociarse a organizaciones o gremios que estén continuamente formando o capacitando personal de acuerdo a las nuevas tecnologías y tendencias del área de farmacia o contratar una agencia de empleos para que facilite el ingreso de personal competente.
No se recomienda aperturar una farmacia sin contar con una aseguradora, así como personal de seguridad. Evitar la subcapitalización calculando gastos diarios e intereses de las deudas y préstamos solicitados.
Revisar constantemente los medicamentos, hacer lista de aquellos potencialmente dañinos, para evitar una confusión entre aquellos genéricos y comerciales, con nombres parecidos, con envases similares información incompleta o ilegible. Esto tiende a ser un error común.