Las vacaciones corresponden a días de descanso que son un derecho para los empleados, de forma que las empresas están obligadas a realizar un cálculo de vacaciones para asignar un período libre de las obligaciones laborales.
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¿En qué consiste el cálculo de vacaciones?
Las vacaciones corresponden a los días libres de los empleados cada cierto periodo de tiempo, este descanso es remunerado por parte de la empresa y generalmente son anuales aunque esto depende del tipo de contrato con la persona según el servicio que se brinde en su campo laboral.
Según la Ley establecida en el Estatuto del Trabajador específicamente en el artículo 38 todas las empresas y organizaciones tienen la obligación de pagar el periodo vacacional respectivo a cada uno de sus empleados, por lo que es conveniente tener el conocimiento de cómo ejecutar el cálculo de vacaciones.
El cálculo de vacaciones se realiza por medio de una división en la cual se tiene los números de los días que han sido trabajados con los días del mes entre los días del año; por lo que depende de la cantidad de tiempo que se trabaja en la empresa.
Procedimiento
El derecho de las personas al desempeñar sus funciones laborales es que se le asigne un periodo vacacional pagado, generalmente es de 30 días y también se le añade la semana de Navidad así como Fin de año, pero esto depende del trabajo que se tenga.
Es recomendable conocer la forma en cómo proceder con el cálculo de vacaciones para que se tenga y una idea de la suma correspondiente según la proporción establecida en el contrato, es por ello que a continuación se muestra algunos casos con respecto a este cálculo:
Cálculo básico
Lo primero que se tiene que hacer en el cálculo de vacaciones es determinar la cantidad correspondiente de los días vacacionales, las cuales se obtienen por la división de los 30 días que se asigna entre los meses del año que es doce.
El resultado de esta división es 2,5 días correspondientes en un mes, por lo que se debe proceder en cada mes sin embargo como se mencionan en el apartado anterior los contratos son diferentes, por este motivo el salario que dispone un empleado depende de su posición o tipo de trabajo.
Debido a esto se debe tener el valor exacto del salario base, por lo que se requiere aplicar un promedio por lo percibido durante el año laboral o por el tiempo que ha ejercido sus funciones en el caso que aún no cumpla el año en la empresa.
No se debe añadir a este cálculo las horas extras trabajados, tampoco el transporte empleado pero si los descansos obligatorios que han sido remunerados, de manera que se utiliza la siguiente fórmula (Salario base * Días laborales) / 720.
Salario base
Para la determinación del salario base se debe cumplir con las reglas generales establecidas por la Ley, en la cual se indica que se debe tomar en cuenta el último sueldo adquirido o realizar un promedio de todos los suelos obtenidos en el año.
En el caso de los días trabajados se debe contar con el periodo desde el momento que obtuvo sus vacaciones o si no tiene mucho tiempo en la empresa se debe contar desde el primer día de trabajo, por lo que en ninguno de los casos puede superar los 360 días.
Las vacaciones consisten en 15 días o en 30 días, dependiendo de la empresa, por lo que tomando en cuenta el período trabajado se tiene un valor de 720, el cual es utilizado en la división para el cálculo de vacaciones explicado en el punto anterior.
Período de vacaciones en caso de baja temporal
En el caso de que un empleado se encuentre de baja temporal no ha utilizado sus vacaciones, por lo que según lo establecido por la Ley cuando realice su incorporación en la empresa y para el cálculo de vacaciones se tiene otros factores a tomar en cuenta.
Este derecho para disfrutar las vacaciones tiene una dependencia con el tipo de incapacidad laboral que se presente, en el caso de que la razón sea por un embarazo, maternidad, por una adopción o parto se puede aprovechar de su periodo vacacional en cualquier momento.
Si la causa de la baja temporal se debe por una incapacidad el período vacacional se puede utilizar al final del tiempo de suspensión pero no puede superar los 18 meses de haberse reincorporado a la empresa por lo que se recomienda solicitarlo antes del final del año laboral.
En caso de contrato temporal
Los contratos temporales se ejecutan en aquellas personas que van a un período específico en la empresa, por lo que su salario y las vacaciones son establecidas en el contrato, de modo que para disfrutar de sus vacaciones dependen del límite de vigencia del contrato.
Debido a esto los trabajadores que tenga un contrato temporal deben pedir sus vacaciones antes de que caduque el contrato, para saber los días que le corresponde solo se tiene que hacer el cálculo explicado con el salario base con la diferencia de la cantidad de días laborales.
También este caso se aplica para los trabajadores que disponen de un contrato indefinido, ya que no tiene una fecha fijada de vencimiento o un tiempo establecido en el campo laboral, por lo que es recomendable que se utilice en el período vacacional general establecido como derecho de los empleados.
Debido a esto se hace referencia a los deberes sociales que debe cumplir una empresa, ya que tiene la obligación de garantizar e bienestar de sus empleados; para más información de este tema se invita a leer el siguiente artículo de los requisitos de una empresa socialmente responsable.
Vacaciones en caso de un aumento de jornada
Para realizar el cálculo de vacaciones se debe tener en cuenta si el trabajador tiene un aumento de su jornada laboral, ya que se modifica el resultado debido al incremento de los días en que el empleado tuvo trabajo adicional en la empresa.
Del mimo modo este incremento de jornada también corresponde a un aumento en el salario, siendo otro factor que afecta al resultado del cálculo realizado para la determinación de las vacaciones respectivas que no se han utilizado en el año, es decir, se encuentran acumuladas.
Cuando la empresa debe realizar una compensación económica se debe presentar la situación de una incapacidad laboral, una jubilación o en el caso de que se termine el contrato con el empleado temporal, sin embargo cada trabajador debe tener su período vacacional por derecho.
El mínimo de las vacaciones deben corresponder a los 30 días, junto al trabajo adicional realizado este número aumenta según la cantidad de tiempo en que se desempeñó sus funciones en la empresa se debe dividir entre 720 como en el salario base.
Pagos de los días de vacaciones
Es una obligación de parte de las empresas otorgar a sus empleados un periodo vacacional de forma anual, en la cual estas no pueden ser sustituidas por algún pago o intercambio económico, tampoco se pueden acumular debido a que se estaría forzando a los trabajadores.
Sin embargo existen dos excepciones donde las vacaciones pueden ser sustituidas de forma económica como es el pago respectivo del periodo vacacional por jubilación o en el caso que se presente el vencimiento del contrato donde la persona finaliza o corta sus relaciones laborales con la empresa.
Según el caso que se presente la acción económica puede variar, debido a que se debe tener en cuenta los diferentes factores y parámetros que pueden aumentar el valor monetario que se entrega al empleado, para eso es conveniente conocer más sobre cada caso.
En caso de jubilación
Cuando el trabajador se jubila por una situación específica que lo incapacita para continuar con sus actividades laborales tiene el derecho de solicitar a la empresa cobrar económicamente los días de vacaciones que no disfrutó en el período laboral.
En el caso de que su jubilación no se deba por una enfermedad o una incapacidad física la empresa no tiene que pagar las vacaciones no utilizadas por el empleado, ya que no presente una influencia directa que sea impedimento para que la persona no aprovechara este tiempo de descanso laboral.
Por vencimiento de contrato
También se puede presentar el caso de vencimiento de contrato por lo que la empresa puede pagar los días vacacionales correspondientes que no hayan sido utilizados en el momento determinado, de modo que se sustituye con una cantidad de dinero proporcional a las vacaciones que le corresponden.
El pago que se entrega debe incluir el finiquito por lo que debe ser cotizado por la Seguridad Social de modo que se pueda establecer el monto correspondiente, también se involucra en otras contingencias generales como es la incapacidad temporal, el desempleo, la jubilación, entre otros.
Aspectos importantes
Las vacaciones deben iniciar en un día laborable, por lo que la empresa debe organizar a cada uno de sus empleados para que disfruten de este derecho de descanso,
Cuando se está realizando el cálculo de vacaciones de los empleados es conveniente tener en cuenta algunos aspectos importantes asociados a este proceso que afectan al resultado obtenido por esta operación, es por ello que a continuación se muestras algunos de estos aspectos:
Días de vacaciones por mes
Las vacaciones se determinan según la cantidad de días que se trabaja en un mes, de modo que cuando se tiene el resultado solo se deben sumar para determinar los días exactos que le corresponde como período vacacional según lo establecido por la Ley.
Para este cálculo se debe determinar los valores que se van a tomar en cuenta, es decir, si se basa en los días laborales o en los días naturales; debido a que este número cambia siendo 30 para los días naturales mientras que para los días laborales corresponden a 22.
Cuando se establece los días en que se va a basar el cálculo se debe dividir entre 12 que es correspondiente a los meses del año, esto según el tiempo trabajado por la persona, es decir, si hay un mes en que no desempeñó sus actividades laborales no se toma en cuenta en este cálculo.
Dependiendo de la empresa las vacaciones pueden ser utilizadas en diferentes momentos, esto se debe a que existen trabajos que requieren de una mayor participación de parte de los empleados como el de auxiliar de vuelo, para más información se invita a leer el artículo aeromoza.
Trabajar durante las vacaciones
Cuando una persona está de vacaciones de una empresa tiene la posibilidad de trabajar en otra, esto se debe a la situación que pueda presentar en su área financiera, por lo que aprovecha este período de descanso para poder desempeñar otras funciones laborales.
Generalmente esto se realiza si no se tiene una estabilidad económica, por lo que se busca otra entrada de ingreso, esta acción debe ser tomada por la persona con total libertad, ya que se encuentra en todo su derecho y no va a generar problemas entre las empresas.
¿Se tiene la posibilidad de renunciar a las vacaciones?
Los trabajadores tienen el derecho de disfrutar las vacaciones pero para las empresas es un deber, por lo que tienen la obligación de establecer este período de descanso a cada una de las personas que laboren en sus departamentos, debido a esto no se puede renunciar a las vacaciones.
Selección del período vacacional
La selección de las vacaciones depende de la empresa, debido a que se puede tener el caso de vacaciones colectivas o que se fijen un periodo determinado en que la persona va a disponer de estos días de descansos por lo que depende del contrato.
Una obligación de la empresa es notificar a sus empleados la fecha de las vacaciones colectivas por lo menos con dos meses de anticipación, de modo que la persona si tiene un caso específico puede solicitar un cambio de fecha para su período vacacional.
Diferencia entre días naturales y días hábiles
Para el cálculo de vacaciones se debe seleccionar los días naturales o hábiles para determinar el período vacacional según cada empleado, por lo que es conveniente conocer estos términos para realizar el cálculo correspondiente para determinar la cantidad de días de vacaciones.
Los días naturales consiste en los días del mes sin importar cuáles fueron laborales y cuáles no, de forma que se promedia de forma anual para obtener la cantidad de días que se le va asignar como vacaciones, para esto se utiliza el cálculo de vacaciones en base al sueldo del empleado.
En el caso de los días hábiles consiste en los días que se trabaja, por lo que no se toma en cuenta los días festivos o fines de semanas pero esto depende de las funciones de cada cargo, generalmente se tiene un promedio de 22 a 24 días hábiles por año.
Herramientas para realizar el calculo
En la actualidad las empresas disponen de diversas herramientas para cumplir con el cálculo de vacaciones correspondiente a sus trabajadores, generalmente se establece un calendario para mantener una mayor organización cuando se inicia el período vacacional.
Así mismo por medio de programas este cálculo es mucho más simple y rápido, por lo que es conveniente conocer las principales herramientas que facilitan todo este proceso, se puede tener una guía o métodos determinados las cuales se muestran a continuación:
Hojas de Excel
Por medio del programa de Microsoft Excel se puede tener una mayor gestión y control de las asistencias laborales de los empleados, de modo que cuando se realice el cálculo de vacaciones se puede determinar fácilmente los días correspondientes para el período vacacional.
Con las plantillas que otorga se organizan los parámetros que se debe tener en cuenta y también permite utilizar funciones para resolver operaciones de grandes cantidades, simplificando todo el proceso para calcular los días de descanso que les corresponde a los empleados.
Su interfaz es práctica debido a que ofrece una amplia gama de ítems que permite su uso en diferentes áreas, en el caso de las empresas pueden aprovechar su funcionamiento para seleccionar y modular los días laborales de sus empleados, de forma que se tenga en cuenta sus actividades.
Bizneo HR
En la actualidad una de las principales herramientas que las organizaciones utilizan para proceder con diversos cálculos es Bizneo HR el cual corresponde a un software especializado para Recursos Humanos el cual se encarga de gestionar y centralizar los datos de la empresa.
Su principal función es almacenar una serie de datos de modo que el personal encargado pueda utilizar la información guardar en un entorno digital para facilitar su posible modificación o uso para realizar cálculos u otro tipos de operaciones a su vez que mantiene una organización personalizada.
Una de sus ventajas es que presenta una interfaz adaptable, por lo que se disminuye los problemas que se puede generar en comparación a otros softwares específicos, con cada uno de sus ítems se puede determinar las vacaciones respectivas o colectivas que la empresa asigna a sus trabajadores.
Por medio de este software se tiene una mayor coordinación con las operaciones asociadas con el período vacacional; los calendarios de los trabajadores se pueden superponer para que las vacaciones sean colectivas y por medio de una herramienta se puede realizar de forma automática.