Un oficio consiste en un documento formal y que se rige por un protocolo establecido en la institución, existen muchos tipos de este documento entre ellos se destaca el oficio de petición es por ello que se invita a seguir leyendo este artículo para conocer sobre los datos que se utilizan y mucho más.
Indice De Contenidos
¿Qué es un oficio de petición?
Un oficio consiste en un documento emitido por una empresa para formalizar una operación, por lo que requiere seguir una serie de protocolos de modo que cumpla con su objetivo, entre ellos se tiene el oficio de petición para solicitar una acción específica o emitir un comunicado.
El oficio de petición es un documento donde se procede con una solicitud ya sea para otra compañía u otros departamento de la misma empresa, por lo que requiere de una estructura específica para cumplir con una redacción pulcra y una formalidad determinada.
Se puede entregar a entidades públicas o privadas, esto depende de la finalidad y el destino de este documento, de esta forma se tiene la posibilidad de gestionar diversas situaciones formales que como compañía se tiene que cumplir para acatar las normativas establecidas.
Generalmente las organizaciones tienen que emitir este oficio de petición cuando se dirige al Gobierno o a una entidad pública para la aprobación de una actividad, con esto se mantiene la formalidad del proceso y se cumple todos los parámetros legales establecidos.
Este tipo de documento puede ser emitido por cualquier empresa pero es necesario que definen sus actividades como sus operaciones, por lo cual se debe cumplir con otro tipo de registro es por ello que se invita a leer el artículo de darse de alta en Hacienda.
Clasificación
El oficio se basa en un documento en la que se busca establecer la formalidad y el profesionalismo en la empresa, donde se busca realizar una determinada acción, el oficio de petición se basa en proceder con una solicitud pero también existen otras clasificaciones de este documento que se utilizan en las empresas.
Para el caso de un oficio de petición se procede con una redacción oficial pero el documento de oficio puede abarcar otras áreas de modo que se proceda con el comunicado determinado a las entidades correspondientes ya sean privadas o públicas que requieran de la participación en el proceso u operación de la empresa.
La función de este documento puede variar según la intención o la acción que se desea realizar, la estructura que dispone son similares pero se tiene unas características específicas, es por ello que a continuación se muestra la clasificación que existen en el documento de oficio:
Oficio interior
Consiste en un documento de oficio por destino por lo que tiene una procedencia institucional pero que se ejecuta en la misma empresa o asociación, generalmente a los departamentos que constituyen la compañía y se requiere de un proceso formal para su desarrollo legal.
Del mismo modo se utiliza cuando se desea enviar un comunicado a una oficina gubernamental o a una entidad asociada a la empresa, en estos casos se denomina como documentos oficio interior foráneo logrando procesar los protocolos necesarios para la emisión del documento.
Oficio exterior
En el caso del documento de oficio exterior se utiliza cuando se redacta un comunicado formal a una entidad que no posea alguna asociación o procedencia de la misma empresa, sino que se emite a otra institución o para el público general por lo que depende de la situación en la compañía.
Para este documento se debe indicar exactamente el destino o la dirección de la institución que se va a solicitar o comunicar una actividad, la otra empresa como no pertenece a la misma filial de la compañía que emite este oficio para uno de los procedimientos que se tenga que cumplir.
También son empleadas para enviar comunicados formales a las instituciones privadas, por lo que no se tiene límites en cuanto su emisión, debido a esto corresponden a los documentos por destino los cuales tienen el objetivo de llevar una información específica a otra empresa.
Directo simple
Este tipo de oficio consiste en redactar una información o un comunicado para solo una persona, es por eso que se denomina como Directo simple, solo relaciona la empresa que emite este documento con su destinatario, que puede ser una institución privada o pública.
Debido a esto conforma la clasificación de los oficios por cantidad de personas, debido a que se basa en un solo receptor por lo que no se tiene tantos inconvenientes a la hora de realizar la redacción del documento puesto que se debe dar especificaciones simples y de forma breve.
La validez de este documento depende de la empresa que lo emite, ya que puede adquirir una verificación empresarial u oficial, de esta forma se puede tener el conocimiento de la duración o el tiempo en que se puede emplear este documento para completar una actividad o un proceso legal.
Oficio múltiple
El documento de oficio múltiple consiste en un comunicado que tiene una dirección multilateral por lo que el mensaje o la descripción que se introduce en el documento son con una estructura más general pero debe cumplir con los mismos parámetros que con el oficio simple.
Las empresas deben tener una persona encargada de realizar este tipo de documento para el momento de su emisión a otras entidades o instituciones que se requiera de una aprobación o una asociación temporal para el desarrollo de una producción así como una actividad.
En el caso de que el documento deba ser interno pero también debe contar con una dirección múltiple es fundamental cumplir con los parámetros gubernamentales para evitar problemas con la emisión del oficio al departamento correspondiente si es el caso de una empresa.
Datos
El documento oficio de petición requiere de un formato o una estructura específica donde se debe introducir una serie de datos e información relacionada a la solicitud o comunicado que se va a realizar a una compañía asociada o a una entidad Gubernamental.
Por medio de este formato se tiene que mantener la formalidad en la solicitud, por lo que es importante conocer el orden de los datos en el documento, debido a esto a continuación se muestra los puntos importantes que debe estar estructurado el oficio de petición:
- Lo primero que se tiene que colocar es la fecha de emisión del documento en la esquina superior derecha.
- Así mismo se debe colocar el lugar de expedición del documento en la esquina derecha superior.
- Después se tiene que colocar el número de emisión del documento junto a las siglas correspondientes de la oficina.
- En el siguiente apartado se debe colocar los datos de la empresa procedente del documento y quien se encarga de redactar su descripción.
- Se debe colocar el sello oficial de la compañía en el caso que disponga de uno.
- Luego se introduce los datos esenciales del destinatario por lo que se coloca su nombre completo o el de la institución.
- Después se tiene que dar una descripción del asunto a tratar.
- Es necesario implementar referencias previas del asunto solo en el caso que se disponga de una.
- Se debe colocar una breve introducción para dar el mensaje o el comunicado principal.
- Con esto se introduce una frase de despedida que a su vez debe estar firmada por el redactor junto a su nombre completo y con el cargo que desempeña en la institución.
Parámetros
El oficio de petición es un documento formal, por lo que debe cumplir con algunos parámetros establecidos que son obligatorios para cualquier entidad o institución que desea emitir este documento para proceder una solicitud ya sea para una actividad, un servicio, entre otros.
Los parámetros consisten en normativas que se establecen en las instituciones para la gestión de los documentos, por lo que en este caso es importante que se evite perder la noción del mensaje y solo se describa el asunto que se debe tratar con la entidad o departamento de la empresa.
Como este tipo de documento dependen de las instituciones Gubernamentales es necesario conocer las características físicas que están establecidas como parámetros para su emisión, es por ello que a continuación se explica los detalles que se debe tener en cuenta para hacer un oficio de petición:
Cantidad de páginas
Se debe tener en cuenta la cantidad de páginas que se utilizan para hacer un oficio de petición, ya que debe ser proporcional al contenido que se introduce en el documento de forma que se mantenga la descripción del mensaje pero sin exceder en la información sobre el asunto principal.
Como el asunto en el documento debe ser breve generalmente este oficio no suele ser de muchas páginas, pero esto depende del caso que disponga debido a esto es importante mantener el contenido del documento breve para describir la solicitud o el comunicado a la otra entidad.
Tamaño
Para el documento de petición generalmente se utiliza hojas de tamaño carta, pero también se tiene la posibilidad de emplear A4 e incluso tamaño oficio, esto depende de cómo desea proceder la empresa o si una institución exige un tamaño específico para la solicitud.
el tamaño de este documento puede estar sujeto ante las políticas aplicadas por la entidad pública o una privada, por lo que es conveniente conocer estos procesos, debido a esto se invita a leer el artículo de cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS.
Tipos
Otro parámetro que se debe tener en cuenta para hacer este documento de oficio de petición es identificar el tipo que se va a emitir, debido a que tienen una aplicación determina basándose en el destinatario, ya sea para más de una persona o si se encuentra dentro de la misma empresa.
Protocolos
Los protocolos que tiene que seguir para la emisión de este documento van a estar basados en el asunto por lo que este parámetro se aplica de forma general, ya que si es para una entidad Gubernamental es necesario dirigirse de la forma adecuada así como para otra empresa.
Es necesario cumplir con el protocolo de cada institución y colocar los datos fundamentales para la identificación del procedimiento, con esto se puede garantizar la emisión correcta del documento y solo se necesita de la firma del personal que elabore este documento como la aprobación de la empresa.
Entre los protocolos que se le implanta a este documento se recomienda que se tenga en cuenta cualquier error ortográfico o un problema en la redacción, debido a que estos factores infringen los protocolos que aprueba la institución y puede generar problemas para la solicitud.